Kiểm kê tồn kho (Stock Count)
Lập phiếu kiểm kê, đếm thực tế, gửi duyệt và ghi sổ để hệ thống chỉnh tồn theo số đếm.
Đếm hàng thực tế trong kho rồi đối chiếu với số hệ thống. Khi ghi sổ (post), tồn kho được chỉnh về đúng số đã đếm. Vào menu Inventory → Stock Counts.
Luồng 6 bước
- 1. Tạo phiếuĐặt tên, chọn kho, cách đếm — bấm Save
- 2. Lấy danh sáchAuto-generate tự nạp SKU cần đếm
- 3. Đếm & nhập sốNhập số đếm thực tế, lưu lại
- 4. Gửi duyệtSubmit for review — khoá số đã đếm
- 5. Xem lại chênh lệchNgười duyệt Accept / Skip từng dòng
- 6. Duyệt & ghi sổApprove & post — tồn đổi ở bước này
Tồn chỉ đổi khi Ghi sổ — và không lùi được
Bấm Approve & post hệ thống mới chỉnh tồn và không hoàn tác được. Trước đó sửa thoải mái.
1. Tạo phiếu
Bấm Create Stock Count — trang tạo phiếu mở ra, điền khối Count details ở cột phải (và Count committee nếu cần) rồi bấm Save.
- 1. Name / WarehouseTên phiếu và kho cần kiểm kê (bắt buộc)
- 2. Count basisOn hand (cả hàng chờ xuất — mặc định) / Available (chỉ hàng bán được)
- 3. Require 100% countedBật thì phải đếm hết mới gửi duyệt được
- 4. Auto-generate linesBật thì tự nạp danh sách SKU sau khi tạo
- 5. NoteGhi chú cho phiên kiểm kê (tuỳ chọn)
- 6. Count committeeGhi biên bản người tham gia (tuỳ chọn)
2. Đếm & nhập số
Nhập Counted qty (gõ số hoặc nút + / −), cột Variance tự tính so với System qty; khi lệch thì chọn Reason. Bấm Save counts — phiếu chuyển Draft → Counting. Thiếu SKU thì + Add line — sản phẩm nhiều biến thể (màu/size) hiện gộp theo tên, mở ra tick từng biến thể; mỗi biến thể là một dòng đếm riêng theo SKU.
Chưa đếm thì để trống — đừng gõ 0
Trống = chưa đếm → bỏ qua, tồn giữ nguyên. 0 = đã đếm, không còn cái nào → ghi sổ sẽ trừ sạch tồn. Lý do lệch (Reason): Correction (sai sổ) · Shrinkage (thất thoát) · Damaged (hỏng) · Expired (hết hạn) · Other.
3. Gửi duyệt & xem lại
Bấm Submit for review → Pending Review (số đếm bị khoá). Người duyệt chọn Accept (áp chênh lệch) hoặc Skip (bỏ qua) từng dòng rồi Save review. Số liệu đáng ngờ thì bấm Reject — hộp Return for recount hiện ra, bắt buộc nhập lý do rồi xác nhận để trả phiếu về Đang đếm cho đếm lại.
4. Duyệt & ghi sổ
Bấm Approve & post → hộp Preview posting xem trước tác động (tổng tăng/giảm; dòng chưa đếm bị bỏ qua, tồn không đổi). Xác nhận → Posted, tồn chỉnh theo số đã đếm (ghi lại trong Tồn kho & Lịch sử).
Bảng trong hộp cuộn ngang để xem đủ các cột:
- BucketNhóm tồn của dòng (Available / Unavailable)
- System qty at countTồn hệ thống lúc bắt đầu đếm
- System qty at approvalTồn hệ thống hiện tại — để phát hiện thay đổi trong lúc đếm
- Counted qtySố đếm thực tế
- VarianceChênh lệch = Counted − System
- ReasonLý do lệch của dòng
- PostingDòng sẽ ghi sổ (Will post) hay bị bỏ qua (chưa đếm)
- DriftChênh do tồn đã đổi giữa lúc đếm và lúc duyệt (0 = không đổi)
Preview chỉ là xem trước — Approve mới là chốt
Trong hộp Preview posting bấm Cancel để quay lại, chưa ghi gì. Chỉ khi bấm Approve & post tồn mới được ghi và khoá hoàn toàn — không sửa, không lùi được. Số đếm thực ra đã khoá từ bước Submit for review; muốn sửa lại phải Reject để mở về Đang đếm.
Trạng thái & nút khác
- DraftNháp — sửa hoặc xoá được
- CountingĐang đếm — đã lưu số đếm
- Pending ReviewChờ duyệt — số đếm bị khoá
- PostedĐã ghi sổ — chỉ xem
- CancelledĐã huỷ — giữ để tra cứu
Nút khác: Cancel count (huỷ phiếu) · Delete (xoá — chỉ khi Draft) · Export PDF · Load more (tải thêm dòng).
Tiếp theo: Khuyến mãi & Cấu hình — nhóm chức năng thiết lập hệ thống.