Trả hàng (Order Return)
Khách yêu cầu trả hàng từ trang theo dõi đơn; cửa hàng duyệt và xử lý phiếu hoàn qua 6 bước tới khi hoàn tiền.
Khi khách muốn trả hàng đã nhận, hệ thống tạo một phiếu hoàn (Order Return) riêng. Khách gửi yêu cầu ở trang theo dõi đơn; cửa hàng duyệt và xử lý trong mục Order Return của Ecommerce Admin. Hai phía cùng thấy tiến trình cập nhật.
Chỉ đơn đã Completed mới trả được
Nút Return items chỉ hiện khi đơn ở Completed. Đơn đang giao, đã huỷ hay chưa hoàn thành đều không trả được.
Chính sách trả hàng — cho phép trả, thời hạn, phí khấu hao (Depreciation fee), phí ship trả hàng (Return shipping fee), thời gian huỷ — đặt ở Luật trả hàng (Return Rules), áp cho mọi yêu cầu mới.
Phần 1 — Khách gửi yêu cầu
Ở trang theo dõi đơn, đơn đã Completed có nút Return items ở góc phải.
Bấm Return items
Mở form trả hàng, đã liệt kê sẵn sản phẩm trong đơn.
Chọn lý do & thêm ảnh
Chọn Return reason, ghi thêm ở Additional details (tuỳ chọn) và tải ≥ 1 ảnh (bắt buộc) — đủ lý do + ảnh thì nút Submit mới bật. Cuối form là tiền hoàn ước tính — đơn gốc trừ phí trả hàng theo Luật trả hàng, form khách gộp vào một dòng Depreciation fee; số cuối do cửa hàng chốt.
Gửi yêu cầu
Bấm Submit → xuất hiện mốc Return requested, chờ cửa hàng duyệt (nút Return items biến mất).
Phần 2 — Cửa hàng xử lý phiếu hoàn
Mở Order → Order Return để xem danh sách phiếu hoàn.
Bấm mã phiếu (RT-…) hoặc dòng để mở chi tiết: thanh tiến trình 6 bước ở đầu, Refund Summary và Linked Source Order ở cột phải.
Phiếu đi qua 6 bước cố định:
Duyệt / từ chối — Pending Approval
Xem lý do, ảnh và bảng tiền hoàn → Approve (đơn gốc sang Returning) hoặc Reject (phiếu dừng ở Rejected). Cả hai thao tác đều gửi email thông báo cho khách về kết quả duyệt.
Ghi nhận khách gửi trả — Waiting Receive
Bấm Mark shipped, nhập Carrier và Tracking number (bắt buộc).
Nhận & kiểm hàng — Received
Bấm Receive & inspect → bảng Receive & Inspect Goods. Mỗi sản phẩm hiện số lượng trả (Total returned) và ba cột số lượng: Passed (Restock), Damaged, Pending QC. Mặc định dồn hết vào Passed; kiểm xong có thể chia số lượng sang từng cột (tổng ba cột = số trả). Chọn Restock Location, ghi chú từng cột nếu cần → Confirm & Complete Receipt.
Mỗi cột quyết định hàng trả nhập vào kho ở dạng nào:
- Passed (Restock)Hàng đạt → cộng vào Available (số bán được) của kho đã chọn
- DamagedHàng hư hỏng → cộng vào Unavailable (không bán được)
- Pending QCChờ kiểm thêm → cộng vào Unavailable (không bán được)
Ý nghĩa Available / Unavailable xem ở Tồn kho sản phẩm.
Muốn nhập lại kho phải có kho
Phần Passed cộng vào kho đã chọn ở Restock Location — tiệm phải đã tạo kho trước (xem mục Kho hàng).
Hoàn tiền — Refunded
Bấm Manual refund → hộp Confirm Refund Payout: tích xác nhận đã chuyển tiền cho khách rồi bấm Confirm Refund.
Hoàn tiền là thao tác thủ công
Hệ thống không tự chuyển tiền — bạn tự chuyển qua bank/cổng thanh toán rồi mới vào tích xác nhận.
Đóng phiếu — Completed
Bấm Complete return → hộp Close the return báo trước: đơn gốc Returned, cộng tiền hoàn, trừ doanh thu. Xác nhận để chốt.
Chỉ bước này mới đổi doanh thu
Chưa đóng phiếu thì báo cáo doanh thu chưa trừ khoản hoàn — dù tiền đã chuyển. Nhớ chạy nốt bước này để sổ sách khớp thực tế.
Phần 3 — Kết quả
Phiếu ở Completed → cả hai phía cập nhật:
- Đơn gốc (Admin): hàng pill trạng thái có thêm Return: Returned (Fulfillment vẫn Delivered) và Payment: Refunded (Refunded đúng số, Remaining $0.00); Timeline ghi Returning → Returned và dòng hoàn tiền.
- Phía khách: đơn Returned, mốc Return completed, số tiền đã hoàn; bấm View return details để xem lại lý do và ảnh.
Cách tính tiền hoàn
Bảng Refund Summary liệt kê từng dòng; hai khoản trừ vào tiền hoàn là Return shipping fee và Depreciation fee (đều đặt ở Luật trả hàng (Return Rules)):
| Dòng | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Source order total | Tổng giá trị đơn gốc (hàng + ship) | $25 |
| Items refund | Tiền hàng của sản phẩm được trả | $22 |
| Shipping not refunded | Phần phí ship của đơn gốc không tính hoàn | $3 |
| Return shipping fee | Trừ — phí ship trả hàng khách phải chịu | −$5 |
| Depreciation fee | Trừ — khấu hao | $0 |
| Total refund | Số thực trả cho khách = đơn gốc − Return shipping fee − Depreciation fee | $20 |
Ví dụ đơn test: đơn gốc $25 − $5 (return shipping fee) − $0 (khấu hao) = $20.
Tóm tắt vòng đời phiếu hoàn
Khách: Completed → Return items → lý do + ảnh → Return requested.
Cửa hàng: Pending Approval → Approve → Mark shipped → Receive & inspect → Manual refund → Complete return → Completed (đơn gốc Returned, thanh toán Refunded).
Tiếp theo: Quản lý Khách hàng — tra cứu và thêm thông tin khách.