Phiếu chuyển kho (Transfers)

Chuyển hàng giữa hai kho hoặc nhập trực tiếp từ nhà cung cấp, thủ công hoặc từ đơn mua hàng.

Có 2 cách tạo phiếu chuyển kho.

Cách 1 — Tạo thủ công

Vào menu Inventory → Transfers, rồi bấm Create Transfer.

Màn hình Transfers với bảng các phiếu chuyển kho (Transfer Number, Source, Destination, Reference, Tracking Number, Status, Created Date) và nút Create Transfer ở góc trên bên phải. — Màn hình Transfers — bấm Create Transfer để tạo phiếu mới.

Bảng danh sách phiếu có 7 cột:

Transfer NumberSố phiếu chuyển
SourceNguồn (kho hoặc nhà cung cấp)
DestinationKho đích nhận hàng
ReferenceMã tham chiếu tự đặt
Tracking NumberMã vận đơn
StatusTrạng thái phiếu
Created DateNgày tạo phiếu

Lọc được theo Transfer Number · Reference · Tracking Number · Status · Created Date.

Chọn nguồn xuất

Form chỉ có hai ô chọn: Select source (nguồn) và Select destination location (kho đích). Ô Select source gộp cả hai loại nguồn vào một danh sách, chia thành hai nhóm có tiêu đề:

LocationsChuyển hàng giữa 2 kho (kho → kho)
SuppliersNhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp vào kho đích

Chưa có kho thứ hai hoặc nhà cung cấp thì không tạo được phiếu

Ô Select source chỉ liệt kê những gì đã khai trong hệ thống. Nếu tiệm mới chỉ có một kho và chưa khai nhà cung cấp nào, danh sách sẽ gần như trống và không có nguồn nào để chọn.

Cần làm trước một trong hai việc: thêm kho ở Chi nhánh & Kho, hoặc thêm nhà cung cấp ở Nhà cung cấp.

Trang New Transfer: ô Select source và Select destination location ở đầu, bảng sản phẩm với cột SKU, Product, Qty Sent; cột phải có Transfer details và Tags. — Trang New Transfer — chọn nguồn, kho đích và nhập Qty Sent.

Bấm Add Product để thêm sản phẩm — bảng có 3 cột SKU · Product · Qty Sent (Qty Sent = số lượng chuyển từ nguồn tới kho đích).

Cột phải gồm khối Transfer details và Tags — tất cả tuỳ chọn:

Reference numberMã tham chiếu tự đặt (≤255 ký tự)
Tracking numberMã vận đơn của hãng vận chuyển
Shipping carrierTên hãng vận chuyển
NoteGhi chú (≤5000 ký tự)
TagsNhãn phân loại (≤40 ký tự)

Xong bấm Save ở góc trên bên phải.

Vòng trạng thái của phiếu

Phiếu chuyển kho có 5 trạng thái: Draft → In Transit → Partial → Received → Closed. Partial là khi nhận về ít hơn số đã gửi.

Draft — sau khi Save

Ở trạng thái này vẫn sửa được Qty Sent. Trang chi tiết phiếu có nút Dispatch và Delete ở góc trên bên phải.

Đầu trang phiếu chuyển vừa lưu: nhãn TRANSFER và DRAFT, mã phiếu TR-DE4AB5BD5EF5, ngày tạo; bên phải là nút Dispatch, Delete, Save. — Phiếu ở Draft — bấm Dispatch để gửi hàng đi.

In Transit — sau khi bấm Dispatch

Bấm Dispatch (xác nhận trong hộp thoại) nghĩa là hàng đang được vận chuyển. Lúc này nút đổi thành Receive và Close Transfer.

Đầu trang phiếu ở trạng thái IN TRANSIT với ngày Created và Sent; bên phải là nút Receive và Close Transfer. — Phiếu In Transit — bấm Receive khi hàng về tới kho.

Nhận hàng — bấm Receive

Popup hiện ra để nhập số lượng nhận (Received) và số lượng từ chối (Rejected) cho từng sản phẩm, rồi bấm Confirm Receive.

Sau khi Receive xong, xem History của kho đích (xem Tồn kho & Lịch sử) để kiểm tra lịch sử đã nhập vào. Cả hành trình đều được ghi lại: po_ordered (khi PO sang Ordered) → transfer_in_transit (khi Dispatch) → transfer_in (khi Receive).

Bảng Inventory History của PolishPro 48W tại kho DTS: các dòng transfer_in +10, transfer_in_transit +10, po_ordered +10, và dòng Order Fulfilled cũ hơn. — History kho đích — ba dòng po_ordered / transfer_in_transit / transfer_in ứng với phiếu vừa nhập.

Cách 2 — Tạo tự động từ đơn mua hàng

Bấm nút Create Transfer ở góc phải thanh tiêu đề trong trang đơn mua hàng (PO), sau đó thao tác y như tạo phiếu chuyển kho thủ công ở trên.

Đầu trang PO ở trạng thái ORDERED: mã PO-1CF903672107; bên phải là nút đổi trạng thái Ordered, Export PDF, Create Transfer và Save. — Trên PO đã Ordered, nút Create Transfer nằm ở góc phải thanh tiêu đề.

Phiếu chuyển mở ra được điền sẵn nguồn, kho đích và danh sách sản phẩm theo PO (có nhãn FROM PO-…) — chỉ cần kiểm tra rồi Save.

Trang New Transfer tạo từ PO: nhãn FROM PO-1CF903672107, nguồn ZZZ Doc Supplier, kho đích DTS, hai sản phẩm kèm Qty Sent, khối Transfer details đã điền Reference/Tracking/Shipping carrier. — Phiếu chuyển điền sẵn từ PO — nhãn FROM PO ở tiêu đề.

Điều kiện để tạo Transfer từ PO

Đơn mua hàng phải đang ở trạng thái Ordered (đã đặt hàng) — xem ở cột Status trên trang Đơn mua hàng — và chưa từng tạo Transfer trước đó. Nếu không thoả, nút sẽ không dùng được.

Tiếp theo: Khuyến mãi & Cấu hình — nhóm chức năng thiết lập hệ thống.