Phiếu chuyển kho (Transfers)

Chuyển hàng giữa hai kho hoặc nhập trực tiếp từ nhà cung cấp, thủ công hoặc từ đơn mua hàng.

Có 2 cách tạo phiếu chuyển kho.

Cách 1 — Tạo thủ công

Vào menu Inventory → Transfers, rồi bấm Create Transfer.

Màn hình Transfers: bảng phiếu chuyển kho (Transfer Number, Source, Destination, Reference, Tracking Number, Status, Created Date) và cột thao tác (sửa, xoá khi Draft); các phiếu có nguồn là kho hoặc nhà cung cấp, trạng thái Draft/In Transit/Received; nút Create Transfer ở góc trên bên phải. — Màn hình Transfers — cột Source có thể là kho hoặc nhà cung cấp.

Bảng danh sách phiếu có 7 cột:

Transfer NumberSố phiếu chuyển
SourceNguồn (kho hoặc nhà cung cấp)
DestinationKho đích nhận hàng
ReferenceMã tham chiếu tự đặt
Tracking NumberMã vận đơn
StatusTrạng thái phiếu
Created DateNgày tạo phiếu

Lọc được theo Transfer Number · Source · Destination · Reference · Tracking Number · Status · Created Date.

Chọn nguồn xuất

Form chỉ có hai ô chọn: Select source (nguồn) và Select destination location (kho đích). Ô Select source gộp cả hai loại nguồn vào một danh sách, chia thành hai nhóm có tiêu đề:

LocationsChuyển hàng giữa 2 kho (kho → kho)
SuppliersNhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp vào kho đích

Chưa có kho thứ hai hoặc nhà cung cấp thì không tạo được phiếu

Ô Select source chỉ liệt kê những gì đã khai trong hệ thống. Nếu tiệm mới chỉ có một kho và chưa khai nhà cung cấp nào, danh sách sẽ gần như trống và không có nguồn nào để chọn.

Cần làm trước một trong hai việc: thêm kho ở Chi nhánh & Kho, hoặc thêm nhà cung cấp ở Nhà cung cấp.

Trang New Transfer (header icon + mã): ô nguồn Kho Đà Nẵng và kho đích Kho Hồ Chí Minh ở đầu; bảng sản phẩm cột SKU, Product, Qty Sent (Wilson Max 40, Head Penn 40); cột phải có Transfer details và Tags. — Trang New Transfer (kho → kho): nguồn Kho Đà Nẵng → kho đích Kho Hồ Chí Minh, nhập Qty Sent.

Bấm Add Product để thêm sản phẩm — bảng có 3 cột SKU · Product · Qty Sent (Qty Sent = số lượng chuyển từ nguồn tới kho đích).

Cột phải gồm khối Transfer details và Tags — tất cả tuỳ chọn:

Reference numberMã tham chiếu tự đặt (≤255 ký tự)
Tracking numberMã vận đơn của hãng vận chuyển
Shipping carrierTên hãng vận chuyển
NoteGhi chú (≤5000 ký tự)
TagsNhãn phân loại (≤40 ký tự)

Xong bấm Save ở góc trên bên phải.

Vòng trạng thái của phiếu

Phiếu chuyển kho có 5 trạng thái: Draft → In Transit → Partial → Received → Closed. Partial là khi nhận về ít hơn số đã gửi.

Draft — sau khi Save

Ở trạng thái này vẫn sửa được Qty Sent. Trang chi tiết phiếu có nút Export PDF, Dispatch, Save và menu ⋯ (chứa Delete) ở góc trên bên phải.

Đầu trang phiếu chuyển vừa lưu: biểu tượng phiếu, mã phiếu TR-… kèm pill Draft và ngày tạo; bên phải là nút Export PDF, Dispatch, Save và menu ⋯. — Phiếu ở Draft — bấm Dispatch để gửi hàng đi.

In Transit — sau khi bấm Dispatch

Bấm Dispatch (xác nhận trong hộp thoại) nghĩa là hàng đang được vận chuyển. Lúc này đầu trang có nút Receive, Export PDF và menu ⋯ (chứa Close Transfer).

Đầu trang phiếu TR-… ở trạng thái In Transit (pill) với mốc Created và Sent; bên phải là nút Export PDF, Receive và menu ⋯ (chứa Close Transfer). — Phiếu In Transit — bấm Receive khi hàng về tới kho.

Nhận hàng — bấm Receive

Popup hiện ra để nhập số lượng nhận (Received) và số lượng từ chối (Rejected) cho từng sản phẩm, rồi bấm Confirm Receive.

Sau khi Receive xong, xem History của kho đích (xem Tồn kho & Lịch sử) để kiểm tra lịch sử đã nhập vào. Cả hành trình đều được ghi lại: Transfer In Transit (khi Dispatch) → Transfer In (khi Receive), cùng dòng Initial Stock tồn ban đầu.

Bảng Inventory History của Wilson Max 40: cột Date, Activity, Quantity Change, Available, Committed, On hand, Incoming, Unavailable, Note; các dòng Transfer In Transit → Transfer In, Transfer Out, Initial Stock — mỗi cột số hiển thị trước → sau. — History kho đích — Transfer In Transit / Transfer In ứng với phiếu vừa nhập.

Hàng đang về (Incoming)

Ngay khi phiếu chuyển sang In Transit (sau khi Dispatch), cột Incoming của kho đích tăng lên đúng bằng số đang gửi — đây là cách theo dõi hàng đang về. Khi Receive, Incoming trở về 0 và cộng vào On Hand. Cột này xem ở Tồn kho & Lịch sử.

Bảng Inventory List (Kho Đà Nẵng) rút gọn: hàng tiêu đề cột và hai sản phẩm đang có Incoming — Wilson Max 40 = 30, Head Penn 40 = 20. — Cột Incoming ở kho đích tăng khi phiếu chuyển đang In Transit (Wilson Max 40: 30, Head Penn 40: 20).

Xử lý hàng bị từ chối (Resolve)

Khi Receive mà nhập số lượng từ chối (Rejected) lớn hơn 0, số hàng đó không vào tồn bán được ngay: hệ thống tạo một phiếu từ chối (mã RJ-…) và giữ hàng tại kho đích dưới dạng Unavailable (xem cột này ở Tồn kho & Lịch sử). Phiếu chuyển vẫn sang Received khi Remaining = 0, kể cả khi còn phiếu từ chối chưa xử lý.

Khối Rejected items ở cuối trang chi tiết phiếu liệt kê từng phiếu RJ-… kèm số Rejected · Resolved · Unresolved và nút Resolve.

Khối Rejected items trên trang chi tiết phiếu chuyển: phiếu #RJ-... trạng thái UNRESOLVED, nhãn 'Held at warehouse', dòng HEA-35 với Reason Other, Rejected 1 / Resolved 0 / Unresolved 1 và nút Resolve bên phải; góc phải ghi '1 unit(s) awaiting resolution'. — Hàng từ chối sinh phiếu RJ-… (UNRESOLVED) — giữ tại kho, chờ xử lý bằng nút Resolve.

Bấm Resolve để mở hộp thoại xử lý: chọn số lượng cần xử lý (cho phép xử lý từng phần, lặp lại nhiều lần), một hướng xử lý (Disposition) và ghi chú tuỳ chọn.

Returned to source / supplierTrả về nơi xuất phiếu — nguồn là kho thì cộng ngược tồn cho kho đó; nguồn là nhà cung cấp (phiếu tạo từ PO) thì nhãn hiện là Returned to supplier
ScrappedHuỷ bỏ — hàng hỏng, không nhập lại tồn
Kept after recheckGiữ lại sau kiểm tra — thành hàng bán được tại kho đích

Nhãn hướng đầu tiên đổi theo nguồn xuất

Ô Disposition luôn có 3 hướng, nhưng nhãn hướng đầu thay đổi theo nguồn xuất của phiếu: nguồn là kho → Returned to source; nguồn là nhà cung cấp (phiếu tạo từ đơn mua hàng) → Returned to supplier. Ảnh dưới là phiếu có nguồn từ nhà cung cấp.

Hộp thoại Resolve reject #RJ-...: dòng tóm tắt Rejected 1 / Resolved 0 / Unresolved 1 / Reason Other; ô Quantity to resolve (mặc định 1) kèm chú thích 'Resolve up to 1 unit(s)'; ô Disposition đang mở danh sách ba lựa chọn Returned to supplier / Scrapped / Kept after recheck; ô Note; nút Cancel và Resolve. — Hộp thoại Resolve — số lượng + 1 trong 3 hướng xử lý (Disposition) + ghi chú (phiếu nguồn từ nhà cung cấp nên hiện Returned to supplier).

Xử lý hết thì phiếu RJ-… chuyển RESOLVED (Unresolved = 0). Mọi thay đổi tồn đều được ghi trong History của kho liên quan.

Ba hướng xử lý tác động tồn kho khác nhau

Kept after recheck chuyển hàng giữ ở kho đích từ Unavailable sang Available (bán được). Returned to source / supplier trả số hàng đó về lại nơi xuất (cộng ngược tồn cho kho nguồn, hoặc trả về nhà cung cấp nếu phiếu tạo từ PO). Scrapped loại bỏ hoàn toàn. Tất cả đều xem lại được ở Tồn kho & Lịch sử.

Cách 2 — Tạo tự động từ đơn mua hàng

Bấm nút Create Transfer ở góc phải thanh tiêu đề trong trang đơn mua hàng (PO), sau đó thao tác y như tạo phiếu chuyển kho thủ công ở trên.

Đầu trang PO ở trạng thái Ordered: mã phiếu PO-… kèm pill Ordered; bên phải là nút Export PDF, Create Transfer, Save và menu ⋯. — Trên PO đã Ordered, nút Create Transfer nằm ở góc phải thanh tiêu đề.

Phiếu chuyển mở ra được điền sẵn nguồn, kho đích và danh sách sản phẩm theo PO (có nhãn FROM PO-…) — chỉ cần kiểm tra rồi Save. (Ảnh dưới: nguồn là nhà cung cấp vì phiếu tạo từ PO nhập hàng.)

Trang New Transfer tạo từ PO: tiêu đề có nhãn From PO-…, nguồn VN Pickleball Supply Co. và kho đích Kho Đà Nẵng điền sẵn (mờ), bảng sản phẩm theo PO kèm Qty Sent; cột phải Transfer details và Tags. — Phiếu chuyển điền sẵn từ PO — nhãn From PO ở tiêu đề.

Điều kiện để tạo Transfer từ PO

Đơn mua hàng phải đang ở trạng thái Ordered (đã đặt hàng) — xem ở cột Status trên trang Đơn mua hàng — và chưa từng tạo Transfer trước đó. Nếu không thoả, nút sẽ không dùng được.

Tiếp theo: Kiểm kê tồn kho (Stock Count) — đếm hàng thực tế và ghi sổ để chỉnh tồn.